Het landschap van compliance onderzoeken: Arbeidsrechtelijke onderzoeken: de onderzoeks- en juridische kant

Arbeidsrechtelijke onderzoeken na vermoedens van wangedrag op de werkvloer: hoe pak je dat aan, welke sancties pas je toe?

Door Dennis van der Meer en Lydia Milders (arbeidsrechtadvocaat)

Introductie

U vermoedt dat uw werknemer vertrouwelijke bedrijfsgegevens deelt met derden of onrechtmatig concurreert – wat zijn de onderzoeksmogelijkheden? En welke disciplinaire maatregelen treft u voorafgaand aan, tijdens en na afloop van het onderzoek? 

Arbeidsrechtelijke onderzoeken vormen de schakel tussen compliance-signalen over wangedrag op de werkvloer en concrete personele maatregelen. Een melding over ongeoorloofde nevenactiviteiten, diefstal van vertrouwelijke informatie of grensoverschrijdend gedrag leidt uiteindelijk tot de vraag: welke sanctie is passend, en houdt die stand in een procedure?  

In dit vijfde artikel in onze reeks Compliance Onderzoeken beschrijven we hoe deze onderzoeken in de praktijk verlopen. Dennis van der Meer belicht de forensische en feitelijke kant, terwijl Lydia Milders (Milders law) de juridische kaders en valkuilen uiteenzet. Samen geven we een zo volledig mogelijk beeld van wat HR, compliance en bestuur moeten weten om een arbeidsrechtelijk onderzoek succesvol te laten verlopen – én welke disciplinaire maatregelen kunnen worden toegepast. 

Van signaal naar arbeidsrechtelijk onderzoek 

Arbeidsrechtelijke onderzoeken starten vaak als een logisch vervolg op eerdere meldingen: een manager die informatie doorspeelt aan concurrenten, een integriteitssignaal over ongeoorloofde nevenactiviteiten, of een constatering dat een werknemer klantgegevens heeft gekopieerd. Zodra de feiten voldoende concreet zijn, verschuift de focus naar de individuele medewerker en de arbeidsrechtelijke gevolgen.  

Die overgang is niet vanzelfsprekend. Er moet een afweging worden gemaakt: is er genoeg om verder te onderzoeken, en zo ja, hoe diep ga je graven? Daarbij spelen twee centrale spanningen: 

Proportionaliteit versus diepgang

Het onderzoek moet stevig genoeg zijn om een eventuele sanctie – van waarschuwing tot ontslag – te kunnen dragen. Maar het mag niet verder gaan dan nodig. Een te invasief onderzoek kan disproportioneel worden geacht, zeker als achteraf blijkt dat de verdenking ongegrond was. De kunst is om de onderzoeksmiddelen af te stemmen op de ernst van de verdenking. 

Snelheid versus zorgvuldigheid

Bij ernstige vermoedens – bijvoorbeeld van fraude of diefstal – wil je snel handelen om verdere schade te voorkomen. Tegelijkertijd moet het onderzoek zorgvuldig zijn: de werknemer moet gehoord worden, bevindingen moeten worden vastgelegd, en het dossier moet de toets van de rechter kunnen doorstaan. Wie te snel schakelt, riskeert een onvolledig dossier; wie te lang wacht, kan het verwijt krijgen niet adequaat te hebben ingegrepen. 

En de AVG? Arbeidsrechtelijke onderzoeken verwerken per definitie persoonsgegevens, dus AVG-bewustzijn is vereist. In de arbeidsrechtpraktijk vormt dit echter zelden een obstakel. Hieronder gaan we daar verder op in. 

Het eindresultaat van het onderzoek moet hoe dan ook bestand zijn tegen juridische toetsing. Dat betekent: een helder dossier, een navolgbaar onderzoeksproces, en bevindingen die standhouden in een eventuele procedure bij de kantonrechter. 

Drie typische scenario’s 

Arbeidsrechtelijke onderzoeken draaien vaak om concrete gedragingen die de arbeidsrelatie schaden. Drie veelvoorkomende situaties: 

Scenario 1: Ongeoorloofd delen bedrijfsgeheime en concurrentiegevoelige informatie

Een salesmanager wordt verdacht van het doorsluizen van vertrouwelijke klantgegevens en pricinginformatie naar een nieuwe werkgever. Het onderzoek richt zich op gebruik van een eigen device voor werkmail, downloads van CRM-data, correspondentie met externe partijen en eventuele nevenactiviteiten. 

Scenario 2: Plichtsverzuim door nevenactiviteiten

Een controller runt, naast zijn dienstverband, een eigen adviesbureau in dezelfde branche en adviseert klanten die ook voor de werkgever werken. Onderzocht wordt of de nevenfunctie is gemeld, of werkuren zijn gebruikt voor privédoeleinden, of er overlap is met de klantenkring, en of vertrouwelijke informatie is gelekt. 

Scenario 3: Grensoverschrijdend gedrag

Meldingen over ongepaste opmerkingen, machtsmisbruik of (seksueel) intimiderend gedrag van een manager richting junioren. Hier draait het onderzoek om patronen: zijn er meerdere melders, WhatsApp-groepen, getuigenverklaringen en HR-gesprekken? 

Bij al deze scenario’s spelen ook privacy vragen. Het juridische kader daarvoor komt verderop aan bod. 

De forensische aanpak in arbeidsrechtelijke onderzoeken 

Financieel onderzoek en data analyse 

Bij vertrouwensbreukzaken controleren onderzoekers declaraties, reis- en verblijfskosten, en gebruik van bedrijfsmiddelen. Data-analyse detecteert ongebruikelijke patronen in urenregistratie of declaraties die wijzen op nevenactiviteiten.  

Digitaal forensisch onderzoek 

Mailverkeer, chatgeschiedenis, CRM-toegang en device-gebruik worden veiliggesteld. Bij arbeidsrechtelijke onderzoeken is forensische imaging van werkdevices vaak essentieel, maar roept direct privacyvragen op. Mailboxen bij externe IT-beheerders vormen een praktisch probleem: zonder heldere afspraken kan toegang vertraging opleveren.  

Bij grotere volumes komt eDiscovery in beeld: WhatsApp-groepen, Slack-kanalen en e-mail rond incidenten worden gefilterd met keyword searches en AI-clustering. Privacy inbreuk wordt geminimaliseerd door focus op werk gerelateerde data en redactie van privéberichten.  

Interviews en hoor/wederhoor 

Gesprekken met de verdachte, melders en getuigen zijn cruciaal, maar vragen om finesse. De verdachte krijgt concrete beschuldigingen voorgelegd met hoor en wederhoor. Opnames alleen met expliciete toestemming.  

Van belang is dat de beklaagde zo concreet mogelijke beschuldigingen krijgt voorgelegd, zodat hij of zij zich goed kan verweren. Dat is bij anonieme meldingen doorgaans niet mogelijk, tenzij de melding voldoende concrete feiten bevat die zonder prijsgeven van de melder kunnen worden voorgelegd. Anonieme meldingen kunnen daarom meestal geen zelfstandige basis vormen voor een persoonsgericht onderzoek, maar wel aanleiding geven voor een algemeen cultuur- of signalenonderzoek. 

Open bronnenonderzoek 

In verschillende open bronnen kan onderzoek uitgevoerd worden, waarbij onder andere nevenfuncties, KvK-registraties, LinkedIn en media worden doorgelicht om gemaakte verklaringen te toetsen.  

Juridisch kader aan de hand van scenario’s 

1. Schending geheimhoudingsplicht

Bij vermoedens van het delen van bedrijfsgeheime informatie met derden staat meestal de contractuele geheimhoudingsplicht centraal. Vaak zijn op overtreding hoge boetes gesteld. Daarnaast speelt het goed werknemerschap (art. 7:611 BW) een grote rol: de werknemer is loyaliteit verschuldigd aan de werkgever en mag vertrouwelijke bedrijfsinformatie niet zomaar delen met derden, zeker niet met concurrenten. 

De juridische route hangt af van de ernst van de schending. Bij bewezen schending van het geheimhoudingsbeding of diefstal van bedrijfsgegevens ligt ontslag op staande voet (art. 7:677 jo. 7:678 BW) voor de hand, mits aan de onverwijldheidseis wordt voldaan. Bij minder ernstige schendingen – of wanneer de werkgever het risico van een mislukt ontslag op staande voet wil vermijden – kan hij kiezen voor ontbinding wegens verwijtbaar handelen (e-grond) of een verstoorde arbeidsverhouding (g-grond). 

De bewijslast ligt bij de werkgever. Hij moet aantonen dat de gedeelde informatie bedrijfsgeheimen betreffen én dat de werknemer verwijtbaar heeft gehandeld. 

2. Nevenactiviteiten en belangenverstrengeling

Nevenactiviteiten zijn niet per definitie verboden, maar worden begrensd door het arbeidscontract, eventuele nevenwerkzaamhedenbedingen en het leerstuk van belangenverstrengeling. Sinds de Wet implementatie EU-richtlijn transparante en voorspelbare arbeidsvoorwaarden (augustus 2022) geldt dat een nevenwerkzaamhedenbeding alleen geldig is als de werkgever een objectieve rechtvaardigingsgrond kan aanvoeren. Een algeheel verbod op nevenwerkzaamheden is daarmee niet langer houdbaar. 

Wanneer nevenactiviteiten leiden tot belangenverstrengeling – bijvoorbeeld doordat de werknemer klanten van de werkgever bedient via een eigen onderneming – kan dit plichtsverzuim opleveren en grond zijn voor ontslag wegens verwijtbaar handelen (e-grond). Bij ernstige gevallen, zoals het actief beconcurreren van de werkgever of het wegsluizen van klanten, kan zelfs een dringende reden bestaan. 

3. Grensoverschrijdend gedrag

Grensoverschrijdend gedrag valt onder de wettelijke zorgplicht van de werkgever voor een veilige werkomgeving (art. 7:658 BW en de Arbeidsomstandighedenwet). De werkgever is verplicht (preventieve) maatregelen te treffen tegen ongewenst gedrag en moet bij signalen onderzoek (laten) doen. 

De passende sanctie hangt af van de ernst van het gedrag, de context, eventuele herhaling en de positie van de betrokkenen. Een eenmalige ongepaste opmerking rechtvaardigt doorgaans geen ontslag, maar structureel intimiderend gedrag door een leidinggevende kan stevige disciplinaire maatregelen rechtvaardigen, waaronder ontslag. 

De bewijslast is vaak complex: het gaat meestal om tegengestelde verklaringen – woord tegen woord. Een zorgvuldig onderzoek met meerdere getuigen, documentatie van patronen en toepassing van hoor en wederhoor is essentieel om disciplinaire maatregelen te kunnen nemen die ook standhouden in rechte. 

Privacy en AVG 

Bij een intern onderzoek naar fraude of andere misstanden komt privacy altijd om de hoek kijken. In de arbeidsrechtpraktijk valt de impact echter meestal mee. Bij concrete signalen van fraude, belangenverstrengeling of andere serieuze integriteitsschendingen krijgt de werkgever van de rechter doorgaans veel ruimte om onderzoek te doen. 

De Hoge Raad maakte dit al in 2001 duidelijk in het arrest Wennekes Lederwaren (HR 27 april 2001). Een werkgever had een verborgen camera opgehangen vanwege een vermoeden van verduistering. De werknemer beriep zich op privacy en wilde dat de beelden buiten beschouwing bleven. De Hoge Raad ging daar niet in mee: de werkgever had een gerechtvaardigd belang, het vermoeden was concreet, en het bewijs kon niet op een andere manier worden verkregen. Zelfs bij een inbreuk op de privacy betekent dat nog niet dat het bewijs niet mag worden gebruikt. 

Die lijn is sindsdien bestendigd. In 2014 formuleerde de Hoge Raad de algemene regel: in civiele zaken wordt onrechtmatig verkregen bewijs in beginsel niet uitgesloten. Het belang van waarheidsvinding weegt zwaarder. Bewijsuitsluiting is pas aan de orde bij bijkomende omstandigheden, en die drempel ligt hoog. 

De AVG geldt uiteraard gewoon, maar staat een onderzoek niet in de weg. De grondslag is meestal het gerechtvaardigd belang van de werkgever (art. 6 lid 1 sub f AVG). In fraudezaken valt die belangenafweging vrijwel altijd in het voordeel van de werkgever uit. 

Kortom: documenteer het onderzoek goed, leg de AVG-grondslag vast en voer het onderzoek fatsoenlijk uit. Maar laat u niet verlammen door privacyzorgen als er serieuze signalen op tafel liggen. De kans dat een rechter het bewijs buiten de deur houdt is – mits het onderzoek zorgvuldig en proportioneel is uitgevoerd – heel klein. 

Non-actiefstelling als tussenmaatregel 

Overweeg de werknemer direct na het eerste serieuze signaal op non-actief te stellen, met behoud van loon. Dit geeft ruimte voor onderzoek zonder dat de werknemer toegang heeft tot systemen of collega’s, en benadrukt dat de werkgever de zaak serieus neemt. 

De werknemer kan de non-actiefstelling aanvechten via een kort geding. De rechter beoordeelt dan of de verdenking voldoende concreet is onderbouwd, of hoor en wederhoor is toegepast, of de maatregel proportioneel is, of de non-actiefstelling procedureel zorgvuldig tot stand is gekomen, of er alternatieven zijn overwogen (zoals coaching, waarschuwing of een gesprek), en of de werkgever niet ontoelaatbaar vooruitloopt op een ontslagprocedure. 

Ontslagroutes: welke kies je wanneer? 

De keuze tussen de verschillende ontslagroutes hangt af van de ernst van het wangedrag, de sterkte van het bewijs en de risicobereidheid van de werkgever. 

Ontslag op staande voet (dringende reden) 

Ontslag op staande voet is de meest ingrijpende sanctie en vereist een dringende reden (art. 7:677 jo. 7:678 BW). Voorbeelden uit de wet zijn diefstal, verduistering, bedreiging en grove belediging, maar ook ernstige schending van de geheimhoudingsplicht of onrechtmatige concurrentie kan een dringende reden opleveren. De werkgever moet de dringende reden onverwijld aan de werknemer mededelen; dit houdt in zo snel mogelijk nadat de beslissingsbevoegde bekend is geworden met de feiten.

Het risico van ontslag op staande voet is aanzienlijk: als de rechter oordeelt dat geen dringende reden bestond of dat niet onverwijld is gehandeld, kan de werknemer het ontslag laten vernietigen. Dit kan leiden tot herstel van de arbeidsovereenkomst met loondoorbetaling. Kiest de werknemer niet voor vernietiging maar berust hij in het ontslag, dan kan hij in plaats daarvan aanspraak maken op een billijke vergoeding die bij een onterecht ontslag op staande voet vaak aanzienlijk is. 

Ontbinding wegens verwijtbaar handelen (e-grond) 

Wanneer het gedrag verwijtbaar is maar mogelijk onvoldoende ernstig voor ontslag op staande voet – of wanneer de werkgever het risico van een mislukt ontslag op staande voet wil vermijden – kan hij kiezen voor een ontbindingsverzoek bij de kantonrechter wegens verwijtbaar handelen (e-grond, art. 7:669 lid 3 sub e BW). De rechter toetst of het handelen of nalaten zodanig verwijtbaar is dat van de werkgever in redelijkheid niet kan worden gevergd de arbeidsovereenkomst te laten voortduren. Bij ernstig verwijtbaar handelen kan de rechter oordelen dat geen transitievergoeding verschuldigd is; bij “gewoon” verwijtbaar handelen is deze wel verschuldigd. 

Bij twijfel over de ernst van het wangedrag of over de voortvarendheid van het onderzoek, kiest de werkgever vaak voor een ontbindingsverzoek via de kantonrechter: minder risico, meer proceszekerheid. 

Cumulatiegrond (i-grond) 

Sinds 2020 kan de werkgever een beroep doen op de cumulatiegrond (art. 7:669 lid 3 sub i BW) wanneer sprake is van een combinatie van omstandigheden uit meerdere ontslaggronden die afzonderlijk onvoldoende zijn, maar samen wel een ontslag rechtvaardigen. Bij toewijzing op de zogenoemde “i-grond” kan de rechter een extra vergoeding toekennen van maximaal 50% van de transitievergoeding. 

De i-grond is vooral nuttig wanneer de werkgever meerdere “halve” gronden heeft – bijvoorbeeld deels verwijtbaar handelen en deels een verstoorde arbeidsrelatie. Het nadeel is de mogelijke extra vergoeding, maar dat weegt soms op tegen de zekerheid van ontbinding. 

Vaststellingsovereenkomst (VSO) 

In de praktijk wordt een groot deel van de arbeidsrechtelijke geschillen opgelost via een VSO. De sterkte van het onderzoeksdossier bepaalt de onderhandelingspositie: een waterdicht dossier leidt doorgaans tot een snelle VSO op voor de werkgever gunstige voorwaarden, terwijl een zwakker dossier de werknemer meer onderhandelingsruimte geeft. 

Onderzoeksduur en de onverwijldheidseis 

Een belangrijk aandachtspunt bij ontslag op staande voet is de spanning tussen onderzoeksduur en de onverwijldheidseis. De werkgever hoeft niet overhaast te handelen – een zorgvuldig onderzoek is juist vereist om de feiten goed vast te stellen. Wel moet de werkgever gedurende het onderzoek voortvarend handelen en kunnen verantwoorden waarom het onderzoek de tijd heeft geduurd die het heeft geduurd. 

Concreet betekent dit: documenteer de onderzoekstijdlijn nauwkeurig, vermijd onnodige pauzes, en overweeg non-actiefstelling als tussenmaatregel. De onverwijldheid begint te lopen op het moment dat de werkgever (doorgaans: de persoon die bevoegd is tot ontslag) voldoende zekerheid heeft over de feiten. Het inwinnen van juridisch advies of het afwachten van een onderzoeksrapport kan deze termijn opschorten, mits dit voortvarend gebeurt. 

Het horen van de werknemer voorafgaand aan het ontslag is geen wettelijke eis, maar wel sterk aan te raden. De werknemer de gelegenheid geven om te reageren op de bevindingen versterkt de juridische positie. 

Rechters accepteren onderzoeksperiodes van enkele weken, soms zelfs maanden bij complexe fraudezaken, mits de werkgever kan aantonen dat hij voortvarend heeft gehandeld. 

Van bevindingen naar arbeidsrechtelijk besluit 

Een arbeidsrechtelijk onderzoek eindigt met een rapport dat voldoet aan drie eisen. Ten eerste feitelijke scheiding: harde feiten staan los van interpretatie en zonder juridische duiding (die is voorbehouden aan de juridisch adviseurs). Ten tweede reproduceerbaarheid: de methodiek moet navolgbaar zijn voor de kantonrechter. Ten derde privacy-proof: welke data is verwerkt, op welke grondslag, en hoe is deze beveiligd?  

Het rapport vormt de basis voor de besluitvorming van de werkgever. Die besluitvorming volgt een sanctietrap: van schriftelijke waarschuwing, via loonopschorting en ontslag met wederzijds goedvinden, tot ontslag via de kantonrechter of ontslag op staande voet. De centrale vraag is steeds: is het dossier sterk genoeg voor een dringende reden (ontslag op staande voet) of voor verwijtbaar gedrag (ontbinding)? Alternatieven zoals mediation, herplaatsing of tijdelijke aanpassing van de functie blijven altijd in beeld. 

Trends en aandachtspunten 

Professioneel onderzoek, voorkom betalen billijke vergoeding: uit veel rechtspraak volgt dat werkgevers steken laten vallen bij het (laten) doen van goed onderzoek, en het correct toepassen van hoor en wederhoor. Met als gevolg dat een hoge billijke vergoeding moet worden betaald aan de werknemer vanwege ernstig verwijtbaar gedrag van de werkgever (denk aan gemiddeld 4 – 12 maandsalarissen, of meer). Dit benadrukt het belang van een gedegen en onafhankelijk onderzoek, bij vermoedens van (ernstig) wangedrag op de werkvloer. 

Wet bescherming klokkenluider (Wbk): het komt voor dat een klokkenluider die een misstand meldt, zelf ook onderwerp wordt van onderzoek – bijvoorbeeld omdat hij verdacht wordt van betrokkenheid bij de gemelde feiten, of omdat zijn melding wordt gezien als poging om eigen wangedrag te maskeren. Dit levert een bijzonder spanningsveld op. De Wbk beschermt melders tegen benadeling, maar die bescherming is niet absoluut: als de melder zelf verwijtbaar heeft gehandeld, kan de werkgever daar onderzoek naar doen en zo nodig sancties opleggen. De kunst is om beide trajecten – het beschermen van de melder én het onderzoeken van mogelijk wangedrag – procedureel zuiver te houden en goed te documenteren waarom bepaalde maatregelen worden getroffen. 

AI en data-analyse: geavanceerde tools maken het mogelijk om sneller patronen te detecteren in grote datasets, maar vragen om bewustzijn van de grenzen. 

Hybride werken: het gebruik van privédevices en thuiswerken maakt de forensische grenzen lastiger te bewaken en vraagt om duidelijke afspraken vooraf (in gedragscode, handboek e.d.). 

Forensic readiness blijft cruciaal: logging aan, heldere IT-contracten, protocollen voor incidenten, en training van key users in data preservation. 

Tot slot 

Voor de arbeidsrechtpraktijk geldt; neem de tijd die nodig is voor een deugdelijk onderzoek, maar laat geen gaten vallen. Documenteer elke stap en wees in staat om achteraf uit te leggen waarom het onderzoek de doorlooptijd had die het had. Disciplinaire maatregelen (waaronder ontslag) kunnen enkel worden toegepast na zorgvuldig onderzoek en deugdelijke toepassing van hoor en wederhoor, en dienen altijd proportioneel te zijn. 

Vooruitblik: due diligence-onderzoeken 

In het zesde artikel verschuift de focus naar due diligence en reputatieonderzoek: hoe screen je externe partijen vóór overnames, partnerships of grote contracten? Forensische methoden, OSINT en integriteitschecks komen samen in een preventieve benadering.  

Kom in contact

Dennis van der Meer | +31618948848 | dennis.van.der.meer@compliancechamps.com

Boy Custers | +31649935735 | boy.custers@compliancechamps.com

 

Lees hier meer artikelen.